El envío de emails individuales, es una tarea que realizamos a diario con diferentes objetivos, ya sea comunicaciones con familiares/amigos, agendar reuniones, enviar propuestas/cotizaciones, realizar coordinaciones de trabajo, etc. sin embargo, si dicho email individual no se envía de una forma adecuada, las probabilidades de que este llegue a la bandeja de entrada del destinatario disminuirán de forma considerable.
Si bien en anteriores ocasiones hemos hablado sobre cómo mejorar la tasa de apertura de boletines en email marketing (boletín enviado a un grupo de suscriptores voluntarios), en esta ocasión hablaremos sobre cómo mejorar nuestras apertura al enviar emails individuales.
Archivos adjuntos
Cuando alguien envía un email con un archivo adjunto, la tasa de apertura de dicho email bajará de forma considerable, ya que al tener un archivo adjunto, el email tendrá una evaluación más estricta en los filtros anti-spam de los diferentes programas de emails, esto sucede por diversos factores:
- El archivo adjunto puede contener virus.
- El archivo adjunto consume más recursos.
- El buzón o memoria del receptor puede estar lleno.
En este caso, la solución más práctica, es utilizar un servicio de alojamiento en la nube para subir nuestros documentos o archivos (por ejemplo Google Drive, One Drive, Dropbox, etc.) de esta manera, solo compartiremos un enlace que contiene el documento o archivo alojado en la nube, de esta manera, el email tendrá menos restricciones en comparación con un archivo adjunto, disminuyendo las probabilidades de que el email llegue a la bandeja de correo no deseado o spam.
Ejemplo de un sobre con documentos
Para explicar el problema de los archivos adjuntos, usaremos el ejemplo del envío de un sobre físico con documentos, si dicho sobre solo contiene documentos, el costo de envío será menor (ya que tiene un menor peso) además de que el proceso de entrega será más seguro y práctico, ya que dicho sobre puede entrar en diferentes buzones o por debajo de la puerta de la persona que recibirá el correo.
Sin embargo, si dicho sobre contiene algún objeto en su interior, automáticamente el precio de envío será más elevado (ya que tendrá un mayor peso), además de que dicho sobre pasará por diferentes procesos de seguridad y el sistema de entrega requerirá que alguien lo reciba presencialmente, ya que en algunos casos, no podrá ser depositado en los diferentes buzones o ingresado «por debajo» de la puerta.
Asuntos con palabras en letras mayúsculas o caracteres especiales
Existen diferentes normas anti-spam para la recepción de emails, uno de los formatos más utilizados por diversos programas de email marketing, son los protocolos spam assassin, los cuales tienen como objetivo controlar o regular el envío de spam. Una de estas normas comprende el uso de palabras completas en letras mayúsculas y el uso de caracteres especiales, esto se debe a que muchas ofertas y promociones usan este patrón para promover diferentes productos o servicios.
Debido a esto, se recomienda no utilizar palabras completas con letras mayúsculas y tampoco utilizar caracteres especiales, sobre todo en los asuntos del email, ya que si lo hacemos, lo más probable es que el programa de email del receptor nos envíe directamente a la carpeta SPAM (o carpeta de promociones de Gmail) en vez de ir a la bandeja de entrada.
Código html
Una norma spam assassin destacada, es el uso de código html dentro de los emails, ya que entre más funciones (y código html) tenga un email, será más difícil que pueda ser leído por diferentes programas de email, además de que dicho código entrará a un proceso de revisión especial para verificar que no sea código malicioso (malware). Un ejemplo de un email con código, son todos aquellos emails que tienen algún tipo de «función especial» dentro del propio email: cuando se muestran videos, imágenes, botones, etc.
Si bien estos emails pueden ser atractivos visualmente, lo malo es que, al igual que los archivos adjuntos, pasan por un proceso de revisión más estricto, lo cual puede hacer que dichos emails vayan directamente a la bandeja de correo no deseado o spam. En este caso se recomienda enviar emails en formato de solo texto (sin usar imágenes, videos, botones, o funciones especiales dentro del email).
Servicios intermediarios
Existen personas y empresas que utilizan programas de emails «intermediarios» para enviar y recibir sus emails, el problema con este tipo de programas es que pueden complicar el proceso de envío y recepción de correos, ya que cada email deberá pasar por «dos filtros» en lugar de uno (el filtro anti-spam del programa original y el filtro anti-spam del programa intermediario).
Uno de estos ejemplos, es el antiguo programa Outlook, el cual fue creado para que las personas que tenían una conexión a Internet limitada puedan «descargar» sus emails en su equipo cuando se conectaban a Internet (no confundir este término con el nuevo programa online Outlook.com que sustituye a Hotmail.com) Por ejemplo, si tenemos un correo en webmail, lo correcto será abrir ese email en el programa original (en este caso webmail) y no en un programa intermediario.
Avisar del envío del email y confirmar la recepción del mismo
Aunque parezca algo obvio, en la actualidad muchas personas no avisan del envío de un email o no confirman su recepción por otros medios. Si nos estamos comunicando con otra persona por otro medio (mensaje de mensajería instantánea, llamada por teléfono, mensaje de texto, red social, etc.) y quedamos en enviarle un email, es importante avisar que hemos enviado dicho email, además de adjuntar información que le ayudará a la persona encontrar dicho email.
Si estamos conversando con un cliente por WhatsApp o inbox de Facebook, y le decimos que le enviaremos un email, en este caso, lo correcto sería decir por ese mismo canal algo como:
Hola Juan, te acabo de enviar el email con la cotización, el asunto es : «Planes y servicios del proyecto X» desde el email contacto@misitoweb.com por favor me confirmas la recepción, saludos.
Entender las limitaciones de nuestra plataforma de email
Es importante entender las capacidades y limitaciones de nuestro servicio de email, por ejemplo existe el caso de algunos correos de webmail, los cuales tienen funciones limitadas (por ejemplo solo se abren desde un navegador, se pueden crear pocas carpetas y tiene un espacio reducido o limitado). El problema se origina cuando se utilizan estas plataformas como si fueran sistemas más completos, como por ejemplo un correo de pago de Gmail, el cual tiene funciones más avanzadas como mayor espacio disponible, mejor organización de carpetas y que puede ser usado desde la web, aplicación móvil o programa de escritorio.
Si usamos webmail (el cual está incluido en muchos planes de alojamiento para páginas web), se recomienda no abusar de la función carpetas, y si vamos a enviar archivos adjuntos, debemos tratar de apoyarnos en otros servicios de almacenamiento en la nube como Google Drive, One Drive o DropBox, compartiendo sólo el enlace del documento (para no ocupar memoria de nuestro servidor) en vez de enviarlo como archivo adjunto.
Envíos grupales
En algunos casos, es común enviar un email individual con copia a 1 o 2 personas adicionales, sin embargo, debemos de tomar en cuenta que si el número de receptores es mayor, el email podría ser catalogado como grupal (y no como individual), lo cual podría hacer que dicho email pase por un proceso de revisión más estricto, por lo cual no se recomienda enviar correos a más de 5 personas, ya que el envío podría ser considerado como un envío grupal y pasar por filtros adicionales.
Número de enlaces
Anteriormente hemos mencionado que, cuando enviamos un documento o archivo, lo mejor es hacerlo mediante un servicio externo en la nube (ejemplo subiendo el documento o archivo a Google drive, One drive o Dropbox y compartiendo el enlace), debemos tomar en cuenta que entre más enlaces tenga el email, sus probabilidades de que sea catalogado como spam aumentarán, por lo cual se recomienda utilizar un solo enlace interno en nuestros envíos. Por ejemplo, uno de los parámetros de spam assassin es medir el número de enlaces internos que tiene un email (entre más enlaces internos tenga un email, habrán más posibilidades de que sea catalogado como spam), debido a esto, es muy importante limitar el número de enlaces.
Email solo para trabajo
Otro consejo es utilizar nuestro email con el fin para el cual fue creado, por ejemplo, si tenemos un email corporativo o de trabajo, lo ideal es que dicho email solo sea utilizado para ese fin. Lamentablemente muchas personas utilizan sus emails de trabajo para comunicaciones personales, suscribirse a newsletters o noticias, acceder a promociones, crear cuentas en redes sociales, etc. este tipo de comportamientos simplemente incrementa la cantidad de emails no deseados en nuestra cuenta, dificultando el control y orden de nuestros emails, además de que aumenta las probabilidades de que nos lleguen emails con virus o malware.
Emails reiterativos
Se recomienda evitar utilizar nuestra cuenta de email para comunicaciones «reiterativas» que puedan ser consideradas por el receptor como acoso, hostigamiento o spam, por ejemplo, un error muy común en algunos negocios relacionados a cobranzas es enviar varios emails, el problema es que si la cantidad de emails es muy frecuente, el destinatario puede denunciar o bloquear dicho email, causando que la calificación anti-spam del email emisor baje de forma considerable, causando que sus futuros envíos (a otros emails) se vean comprometidos.
¿Qué opinas sobre este tema? ¿Conoces otros consejos para mejorar la tasa de apertura al enviar emails individuales?
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Imagen superior de talha khalil vía Pixabay.com bajo licencia creative commons.
