Como vimos en el artículo anterior titulado Documentos online para coordinar tareas y trabajos grupales, los documentos en línea ofrecen una serie de ventajas en relación con otras herramientas de comunicación al momento de hacer tareas conjuntas, sin embargo uno de los principales obstáculos es que todos los integrantes del grupo «utilicen» esta herramienta, a continuación compartiré algunos consejos para incentivar a otros miembros de tu equipo a utilizar este tipo de herramienta:
1.-Comienza dando el ejemplo, si dices que algo funciona y es útil la primera persona que debe utilizar dicha herramienta eres tú, familiarizate con todas las funciones de los documentos en línea (ya sea que utilices Google Drive o un documento de un grupo de Facebook) ya que si alguno de los integrantes del grupo tiene dudas sobre cómo utilizarlos podrás ayudarlo, también si los demás integrantes ven «cierta actividad» se animarán a utilizar dicho documento en línea, en cambio si ven que nadie participa pueden desanimarse.
2.-Proponer alternativas, es posible que los integrantes del grupo se animen o tengan preferencia por un herramienta específica, por ejemplo muchas personas se sienten más cómodas trabajando con un documento de un grupo de Facebook, otras se sienten más cómodas con un documento de Google Drive, es importante que el grupo escoja cual es la plataforma que se utilizará para elaborar el documento en línea ya que de esta forma no se verá como un «simple capricho tuyo» o «una orden» sino que se apreciará como una «propuesta o sugerencia» la cual ha sido aprobada o elegida por el grupo.
3.-Verifica que todos puedan acceder al documento en línea, a veces se comente el error de asumir que todo el mundo puede visualizar el documento sin embargo en algunos casos esto no sucede así debido a múltiples factores como por ejemplo permisos y privacidad del documento, por lo general esto se puede solucionar haciendo ligeras correcciones en la configuración del documento o grupo.
4.-Estandarización y flexibilidad, como el documento está siempre en línea no es necesario que los integrantes del grupo tengan un software, un sistema operativo o un dispositivo específico además pueden acceden al documento desde cualquier computadora, tablet o dispositivo móvil, lo cual brinda mucha flexibilidad y confianza a los integrantes del grupo de trabajo.
5.-Tiempo, es importante explicar a los integrantes del grupo que al tener la capacidad de hacer cambios en tiempo real el proyecto o trabajo se podrá terminar en un menor tiempo, lo cual significa menos horas de trabajo y una mejor calidad de vida para los participantes.
Imagen de DA. Minas via Flickr.
