Este artículo se realiza principalmente porque he visto en muchos entornos de trabajo que se utilizan grupos de WhatsApp para coordinar tareas entre los trabajadores; pero esta herramienta no es recomendable para este fin específico. A pesar de ser usada en el día a día, tiene algunas consecuencias negativas las cuales son importantes saber.
Entorno personal
Hay que entender que, a diferencia de otras plataformas, WhatsApp es un entorno netamente personal, si tienes trabajadores en tu organización y los incluyes en un grupo, les va a llegar una notificación a su perfil personal de WhatsApp, el problema con esto es dicha persona tiene en su cuenta mensajes de familiares, amigos y grupos de interés (no de trabajo); entonces estos entornos se mezclan y en algunos casos la persona puede recibir estas notificaciones fuera de un «horario laboral» o cuando no esté haciendo actividades relacionadas con el trabajo lo que puede ser «un poco molesto» porque interrumpe su entorno personal.
Una cosa es que el trabajador quiera integrar ese grupo y otra es que se le obligue (siendo sinceros la mayoría de los grupos de Whatsapp con fines laborales son creados por indicaciones de un superior o jefe); por lo que es muy difícil que un empleado no este de acuerdo en integrarlo. Si somos jefes o supervisores, hay que tener en cuenta que al hacer esto estamos invadiendo un poco el espacio personal de este trabajador. También hay que tomar en cuenta que no todo el mundo usa Whatsapp de la misma manera en como lo usamos nosotros.
Correcto entorno para empresas
Otro punto importante a considerar es que una aplicación de mensajería instantánea como WhatsApp no es el entorno correcto o adecuado para una empresa (ni siquiera un grupo como tal). Lo correcto (y que el mismo WhatsApp recomienda) es tener un numero telefónico asociado a la empresa y que sea una sola cuenta de empresa de WhatsApp (con un número de celular a nombre de la empresa y para uso exclusivo de la misma) en donde se atienda las consultas de los clientes, esta sería la forma correcta de manejar WhatsApp en el entorno empresarial.
También hay otro punto que se debe tomar en cuenta, el cual consiste en que es muy difícil que el trabajador abandone el grupo porque todos los demás integrantes recibirán la notificación de que se fue del grupo (lo que podría causar más tensión en el ambiente laboral); quizá el no quiere estar allí, pero se mantiene por obligación, debido a esto hay que tener en consideración que se distorsiona un poco el entorno para empresas porque WhatsApp no está hecho para este fin.
Funciones especiales
Hay que tomar en cuenta otro asunto, que son las funciones «especiales» que tiene Whatsapp. Como esta aplicación no está hecha para trabajadores de empresas o negocios; tiene unas funciones “especiales” que tienen como objetivo crear adicción o un alto engagement, por ejemplo el «doble check azul»… cuando se envía el mensaje sale un check, cuando la persona lo recibe aparece el doble check y cuando lo lee muestra el doble check azul.
Hay algunas personas que tienen desactivada esta opción; pero generalmente en los grupos, esta función aparece configurada por defecto (así se tenga desactivada), esto puede crear otro punto de roce ya que los trabajadores pueden incluso, no participar en la conversación pero la persona «se ve obligada» a leer las comunicaciones, porque el jefe puede haber publicado algo y el puede saber cuando una persona lo recibió y lo leyó.
Este «exceso» en la parte de privacidad, puede ser inofensivo en un grupo social o familiar, pero es bastante nocivo en un grupo de trabajo, ya que se comienza una subcultura de «estar viendo» las actividades de los compañeros, pudiendo generar una gran cantidad de malos entendidos (por esta simple función), tales como críticas por demorarse en responder o leer (incluso fuera del horario laboral), o lo que resulta mucho peor, que el supervisor se moleste por no obtener respuestas.
Estas situaciones pueden generar bastante estrés en un grupo de trabajo porque se tiene una serie de funciones para la comunicación voluntaria que dan cierto engagement con la herramienta pero que solo serán amenas o positivas si no se hacen de manera obligada.
Cuando se entra en un entorno obligatorio (o por compromiso), estas funciones especiales son bastante nocivas, por lo tanto, hay muchos grupos que terminan con problemas. Si esto sucede en grupos voluntarios de personas con afinidades comunes (compañeros de estudio, antiguos colegas, amigos, entre otros), es fácil imaginar los daños que puede causar en un entorno laboral, ya que cualquier cosa puede ser tomada de manera negativa, y en vez de hacer que el equipo se compenetre (o se estrechen los lazos), puede fomentar los roces y malos entendidos entre los trabajadores.
Consejo Personal
Como consejo personal, te recomiendo que no obligues a los trabajadores de tu empresa a integrar un grupo de Whatsapp y, si eres trabajador y no te gusta pertenecer a uno de estos grupos, simplemente manifiéstalo ya que nadie puede obligarte, en primer lugar, porque no todos utilizamos Whatsapp de la misma manera, en segundo lugar, si realmente quieres mejorar las comunicaciones debes entender que quizás para ti puede ser más cómodo por ser un canal más directo, pero para tus trabajadores puede no ser el medio que más utilizan (o el más adecuado).
Si quieres comunicarte con tus trabajadores existe una gran cantidad de herramientas que se pueden utilizar por ejemplo Skype, email, Telegram (el cual recomiendo ya que tiene más funciones de seguridad y alternativas adicionales que descongestionan el tema del estrés). Por ejemplo Facebook, a raíz de este problema, ha creado una plataforma especial llamada Workplace que es independiente de su red social, donde los trabajadores pueden interactuar, porque el mismo Facebook sabe, de que integrar grupos de trabajo dentro de su red social puede causar problemas.
Por eso te recomiendo que le des el uso adecuado a Whatsapp y si vas a utilizar un medio de comunicación, que sea algo aparte donde el trabajador tenga la opción de separar su vida personal de la profesional. También se debe tomar en cuenta el tema de los horarios porque es bastante fácil desorientarse y llega un momento en el cual las comunicaciones pueden estar realizándose un fin de semana en la noche, lo que puede causar bastante tensión y crear un efecto negativo.
Si bien la gente va a tener un medio de comunicación directa, debes preguntarte ¿a qué costo? Cada quien es responsable de revisar su correo de trabajo u otro programa cuando lo desee, pero cuando se mezcla con el entorno personal al final esto irá en contra de a empresa o negocio (sobre todo si deseas tener un buen clima organizacional).
Si quieres conocer otras maneras de optimizar el uso de Whatsapp para tu empresa, puedes leer nuestro articulo anterior titulado: 7 consejos para usar Whatsapp en tu empresa o negocio.
Video
En el siguiente video explico de manera detallada cada uno de estos puntos:
¿Perteneces a un grupo de Whatsapp en tu empresa? ¿Has tenido problemas usando esta plataforma?
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Imagen de antonbe vía Pixabay.com bajo licencia creative commons.
